La migración de toda la información a entornos de almacenamiento digital seguro, la nube, por supuesto, es ya un hecho consumado. Ahora bien, ¿qué formato garantiza realmente la facilidad de gestión y, crucialmente, la protección efectiva frente a cualquier alteración aleatoria?
¿POR QUÉ PDF?
Históricamente, el formato PDF se erige como la respuesta monolítica, la preferencia indiscutible en el panorama corporativo y organizacional. Esto es una obviedad. Su compatibilidad universal asegura la legibilidad para emisores y receptores por igual. Lo más importante, quizás, es su resistencia: editar el documento original sin herramientas especializadas se vuelve, en esencia, difícil.
Aun así, debemos reconocer que, en la etapa de creación y data entry, formatos como Word y Excel son insuperables. Son la herramienta de elección, compatibles con casi cualquier dispositivo y sumamente sencillos de compartir, es verdad. Sin embargo, realizar cualquier ajuste fino en ellos exige software específico. A pesar de esto, la facilidad con que los usuarios digitan datos en Excel, creando complejas tablas, es el punto de partida.
De ahí que resulte tan útil saber exactamente como pasar un documento Word a PDF. ¿Precisa de una orientación clara y sin rodeos? Examine los siguientes puntos con atención
¿POR QUÉ ES NECESARIO PASAR EXCEL A PDF?
Los documentos Excel son perfectos para crear tablas y rellenarlas con diversos datos. Para ello, puede utilizar una variante estándar proporcionada por su paquete de Microsoft o herramientas en línea como Google Sheets. Sin embargo, a diferencia de los PDF, son totalmente impracticables si desea conservar su formato inicial al compartir documentos con otras personas.
Si decide convertir Excel a PDF, disfrutará de los siguientes beneficios.
- En primer lugar, podrás proteger tu documento con una contraseña si la herramienta lo permite.
- La siguiente ventaja que te puede interesar es firmar tu documento con una firma electrónica para verificarlo.
- En tercer lugar, los PDF te permiten ver la versión final impresa en tu dispositivo, lo que es casi imposible de conseguir con Excel.
- Por último, los PDF funcionan bien en todos los sistemas operativos y dispositivos.
Por lo tanto, elegir el PDF como formato principal para compartir datos podría convertirse en la mejor solución para un intercambio de información seguro, una impresión conveniente y la conservación de formatos valiosos.
2 FORMAS DE CONVERTIR WORD O EXCEL A PDF
El formato PDF ofrece muchas ventajas a sus usuarios, por lo que también es conveniente saber cómo convertir documentos de Word o Excel a este formato. En general, hay dos formas de hacerlo.
- Utiliza un convertidor a PDF profesional, como PDF Guru o herramientas similares.
- Utiliza herramientas gratuitas como Google Sheets.
CONVERTIDORES DE PDF
Normalmente, la mayoría de las marcas fabrican herramientas multifunción. Esto significa que las funciones de conversión forman parte frecuentemente de un editor de PDF. Por tanto, si usted se decide con inteligencia, su herramienta no le permitirá solo convertir documentos a PDF, sino también leer y modificar documentos PDF cuando lo necesite. Estas herramientas permiten generalmente a los usuarios clasificar páginas, extraer contenido, añadir elementos, separar o combinar archivos y realizar otras PDF modificaciones importantes.
La mayoría de las herramientas PDF trabajan de esta manera:
Abre la herramienta en línea o después de instalarla. Haz clic en «+» para seleccionar el archivo en tu dispositivo o arrástralo y suéltalo simplemente. Activa el botón «Convertir a PDF».
HERRAMIENTAS GRATUITAS
Puede utilizar esta variante si necesita crear una tabla, un gráfico o un documento textual y luego convertir Word o Excel a PDF. Para ello, puede utilizar documentos de Google, como Google Docs o Google Sheets. Tan pronto como cree su archivo, deberá:
- Ir a «Archivo».
- Hacer clic en «Descargar».
- Seleccionar «PDF (.pdf)».
Se guardará el archivo en formato PDF en su dispositivo.
Google Sheets y Word son herramientas en línea, por lo que puedes configurar ajustes, relacionados con su accesibilidad, para otros usuarios. Cambie la configuración si solo quiere que los destinatarios puedan ver el documento. Para ello, abra "Compartir", seguido de "Cualquier persona con este enlace". Dentro de permisos de vista, comentarios o edición también permite que otras personas vean su documento.
Si restringes los permisos de edición, otros no podrán modificar el documento en línea, aunque pueden descargar una copia si lo permites.
¿Necesitas modificar tu PDF después de crearlo? Es muy fácil
¿Como pegar una imagen en un PDF o eliminar algunas partes innecesarias? Quizás sepas cómo modificar Word o Excel, pero ¿qué hay de PDF? Para ello, necesitarás una herramienta especial. Por regla general, necesitas un lector de PDF para leerlo. Para realizar modificaciones, busca un editor de PDF.
Al elegir una herramienta de este tipo, los usuarios deben prestar atención a las funciones que ofrece. Además, debe ser segura, ya que vas a subir tu documento.
Otro criterio esencial es si la herramienta es online o requiere instalación. Las herramientas online no ocupan espacio en los dispositivos. Algunas herramientas online almacenan temporalmente los documentos convertidos, pero otras los eliminan automáticamente por motivos de seguridad. Las herramientas offline deben descargarse de páginas oficiales para no instalar un spyware o contraer un virus. Además, consumirán memoria.
CONSIDERACIONES FINALES
¿Como convertir un documento de Word a PDF? Aproveche las herramientas online gratuitas y los convertidores y editores de PDF. A partir de ahora, no tendrás ningún problema, ya que todas las conversiones serán fluidas y sin esfuerzo.
